Operacje · Księgowość

Integracje księgowe i magazynowe w Shoperze — faktury, KSeF i ERP

Trzy poziomy integracji — wybierz właściwy, nie największy

Sprzedawcy często pytają o integrację z księgowością, a mają na myśli trzy różne rzeczy. Zanim cokolwiek zainstalujesz, ustal, którego poziomu potrzebujesz:

Najczęstszy błąd: dwa systemy jednocześnie zmieniają stan magazynowy. Na przykład ERP wysyła stany, a ktoś równolegle poprawia je ręcznie w panelu albo importem z hurtowni. Jeden system musi być źródłem prawdy dla stanów i cen. Jeśli część asortymentu idzie z hurtowni, przeczytaj też dropshipping na Shoperze, a przy sprzedaży firmom sklep B2B i hurtownia.

KSeF w 2026: co realnie dotyczy sklepu internetowego

Krajowy System e-Faktur zmienił to, gdzie powstaje faktura dla firmy. Terminy według serwisu ksef.podatki.gov.pl:

• od 1 lutego 2026 — obowiązek wystawiania w KSeF dla podatników, których sprzedaż (z VAT) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł; od tej daty wszyscy muszą też odbierać faktury przez KSeF,
• od 1 kwietnia 2026 — obowiązek wystawiania dla pozostałych podatników,
• do końca 2026 — można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna sprzedaż udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto; paragony z NIP do 450 zł (albo 100 euro) uznane za faktury uproszczone też zostają poza KSeF do końca 2026.

Dla sklepu B2C kluczowe jest jedno zdanie Ministerstwa Finansów: faktury dla konsumentów w KSeF są dobrowolne (FAQ dla konsumentów). Obowiązek dotyczy faktur dla firm, czyli zamówień z NIP. W praktyce sklep potrzebuje więc dwóch ścieżek: firma z NIP — faktura ustrukturyzowana w KSeF, konsument — paragon albo faktura poza KSeF, dostarczona jak dotąd.

Fakturowanie: wFirma, Fakturownia i Shoper Faktury i Magazyn

Wbudowana integracja z wFirma

To jedyna z tych opcji, która siedzi w ustawieniach sklepu, a nie w App Store. Według Shoper Learn:

1. W panelu sklepu wejdź w Ustawienia → Zarządzanie sprzedażą → Faktury.
2. W zakładce Dane podstawowe zaznacz Fakturowanie zewnętrzne, potem Integracja z wFirma, uzupełnij dane firmy i zapisz.
3. W wFirma wygeneruj klucze: Ustawienia → Bezpieczeństwo → Aplikacje → Klucze.
4. W zakładce Integracja z wfirma.pl wklej accessKey i secretKey, uzupełnij ustawienia dodatkowe i zapisz. Od 30.06.2023 stare logowanie podstawowe nie działa — tylko klucze API.
5. Złóż zamówienie testowe i sprawdź w Zamówienia → Wszystkie, zakładka Faktura, czy pojawił się dokument zdefiniowany do automatycznego wystawienia.

Jeśli potrzebujesz więcej opcji niż daje integracja wbudowana, w App Store jest też płatna aplikacja Fakturowanie w wFirma (VeroSoft), konfigurowana w Dodatki i integracje → Moje aplikacje.

Fakturownia i inne programy z App Store

Aplikację Fakturownia instalujesz w Shoperze (Dodatki i integracje → Aplikacje), logujesz się kontem Fakturowni i w formularzu ustawień wybierasz: przy jakim statusie zamówienia ma powstać dokument (np. Gotowe do wysyłki), dane sprzedawcy, czy wysłać fakturę klientowi oraz rodzaj dokumentu — np. paragon dla osób fizycznych, faktura dla firm. Podobną rolę pełni aplikacja inFakt od Kafelmana. Zanim wybierzesz program, sprawdź u dostawcy, jak obsługuje KSeF — to dziś ważniejsze niż wygląd PDF-a.

Shoper Faktury i Magazyn — gdy chcesz mieć też stany i WZ

Oficjalny dodatek Shoper Faktury i Magazyn łączy fakturowanie, magazyn, kontrolę kosztów i KPiR. Integracja działa tak: zmiana stanu w programie zmienia stan produktu w sklepie, a do faktur z integracji automatycznie powstają dokumenty WZ. Jest też opcja Automatyczne odraczanie skutku magazynowego — gdy w programie brakuje towaru, WZ nie blokuje faktury.

Integracja z KSeF 2.0 (wg instrukcji Shopera):

1. W programie: koło zębate → Ustawienia → Faktury → KSeF 2.0 → Włącz integrację z KSeF 2.0.
2. Wybierz metodę: token wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF lub w Module Certyfikatów i Uprawnień (do końca 2026) albo certyfikat (.p12/.pfx z kluczem albo .crt + .key) z hasłem.
3. Wgraj też certyfikat offline (przy generowaniu zaznacz podpis linku do weryfikacji wystawcy) na wypadek niedostępności KSeF.
4. Nadaj uprawnienia co najmniej: wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, przeglądanie historii sesji (UPO).
5. Ustaw automatyczną wysyłkę do KSeF albo wysyłaj ręcznie przyciskiem Wyślij do KSeF przy fakturze.

Ograniczenie, o którym warto wiedzieć: program nie importuje faktur kosztowych z KSeF — wprowadzasz je jak dotąd i uzupełniasz pole NR KSEF. Alternatywą dla samej wysyłki faktur do KSeF jest aplikacja Faktury KSeF od Furgonetka.pl (faktury z zamówień, korekty, JPK; wymaga darmowego konta firmowego w Furgonetce).

Stany i ERP: Sellintegro, Apilo i praca na kodach

Jeśli magazyn prowadzisz w Subiekcie albo Comarchu, sklep ma tylko odbijać to, co jest w ERP. Shoper wskazuje dwie drogi: synchronizator (np. Apilo) albo dedykowaną integrację przez API, wycenianą indywidualnie z partnerem.

Sellintegro obsługuje m.in. Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Subiekt GT, Subiekt nexo PRO i Navireo: pobiera zamówienia do ERP, aktualizuje stany, synchronizuje ceny i produkty, wystawia faktury i paragony. Uwaga praktyczna: aplikacje Sellintegro w App Store mają charakter informacyjny — konfiguracja odbywa się po stronie Sellintegro (jest 14-dniowa wersja próbna).

Na co patrzeć przy konfiguracji stanów (na przykładzie dokumentacji Subiekt nexo PRO → Shoper w Sellintegro):

• Magazyny — możesz wskazać kilka symboli magazynów po przecinku; stan w sklepie będzie sumą,
• Rezerwacje — opcja pomniejszania stanu o rezerwacje w ERP chroni przed sprzedażą towaru już obiecanego komuś innemu,
• Komplety — trzy tryby: tylko zmontowane komplety, tylko te, które da się skompletować ze składników, albo suma obu,
• Mapowanie — po kodzie produktu, kodzie kreskowym, nazwie albo dodatkowych kodach. Mapowanie po nazwie to proszenie się o błędy.

Warianty to osobny temat: jeśli w ERP każdy rozmiar to osobny towar, w Shoperze musi mieć własny kod wariantu. Jak to poukładać: warianty i atrybuty produktu.

Zanim podepniesz ERP, zrób porządek w danych. W CSV Power Pack wyeksportujesz produkty, warianty i moduł Magazyny (multi-magazyn, stany), w arkuszu znajdziesz puste kody i duplikaty EAN, a poprawki wgrasz z podglądem każdej zmiany. Plan Starter za 1 zł netto miesięcznie daje 1 eksport i 1 import do 10 elementów — wystarczy, żeby sprawdzić format na realnym katalogu. Pro to 249 zł netto miesięcznie albo 999 zł za rok.

Wdrożenie krok po kroku (bez wyłączania sprzedaży)

1. Spisz, kto jest źródłem prawdy dla: stanów, cen, danych produktu, dokumentów sprzedaży. Jedna kolumna, jeden system. Zapisz to i pokaż zespołowi.
2. Sprawdź swój status KSeF: czy masz obowiązek od 1 kwietnia 2026, czy mieścisz się w limicie 10 000 zł faktur miesięcznie do końca 2026. Ustal z księgowym, kto wystawia faktury B2B do KSeF — sklep, program czy ERP — i niech będzie to jedno miejsce.
3. Uporządkuj kody: każdy produkt i wariant ma unikalny kod produktu i EAN, bez duplikatów. Eksport w CSV Power Pack albo eksport z panelu, poprawki w arkuszu, import.
4. Ustaw statusy zamówień, które wyzwalają dokument (np. opłacone albo gotowe do wysyłki). Nie wystawiaj faktury przy statusie nowe, jeśli często masz anulacje.
5. Sprawdź checkout: czy klient firmowy może podać NIP i dane firmy, a konsument nie musi. To od tego zależy, czy dokument trafi do KSeF.
6. Test na 3 zamówieniach: konsument z paragonem, firma z fakturą, zamówienie z wariantem i kompletem. Sprawdź dokument, stan po sprzedaży i — dla firmy — numer KSeF.
7. Wyłącz ręczne poprawianie stanów w panelu, jeśli stany idą z ERP. Import stanów z hurtowni i ERP naraz to przepis na ujemne stany.
8. Zwroty i korekty: ustal, gdzie powstaje korekta i czy zwrot przywraca stan. Proces po stronie klienta: zwroty i reklamacje.
9. Raz w miesiącu porównaj stany w sklepie i w programie dla 20 losowych SKU. Rozjazd to sygnał, że ktoś obchodzi integrację.

Jeśli dopiero przenosisz sklep na Shopera, integracje zaplanuj razem z migracją danych: migracja sklepu na Shoper. Sprzedajesz też na Allegro? Stany muszą schodzić z jednego magazynu dla obu kanałów: integracja Allegro z Shoperem.

Checklista integracji księgowej i magazynowej

• Wiem, którego poziomu potrzebuję: samo fakturowanie, faktury z magazynem albo ERP.
• Jeden system jest źródłem prawdy dla stanów i cen; zespół o tym wie.
• Znam swój termin KSeF i wiem, czy mieszczę się w limicie 10 000 zł do końca 2026.
• Faktury B2B trafiają do KSeF z jednego miejsca; faktury dla konsumentów obsługuję świadomie.
• Integracja KSeF tokenem ma zaplanowaną zmianę na certyfikat przed 2027 rokiem.
• Każdy produkt i wariant ma unikalny kod i EAN; mapowanie nie idzie po nazwie.
• Status wyzwalający dokument jest ustawiony i przetestowany na zamówieniu testowym.
• Test 3 zamówień (konsument, firma, wariant lub komplet) przeszedł bez ręcznych poprawek.
• Zwroty i korekty mają opisany proces i przywracają stan.
• Raz w miesiącu porównuję stany sklepu i programu na próbce SKU.

Najczęstsze pytania

Adrian Zblewski

GrowCommerce — Platynowy Partner Shoper

Integracja księgowa to nie tylko faktura PDF. To pytanie, który system jest źródłem prawdy dla stanów, cen i dokumentów. Ten poradnik porządkuje opcje dostępne dla Shopera w 2026 roku.